Étude de cas : Comment KRA Immigration a structuré son système de vente avec l’implantation d’un CRM intelligent
Dans un secteur aussi complexe et humainement chargé que l’immigration, la gestion efficace des relations clients peut faire toute la différence. C’est le défi qu’a relevé Kloé Lebuis, fondatrice du cabinet KRA Immigration, en s’associant avec notre équipe pour transformer en profondeur son système de gestion des ventes.
Le contexte : une croissance rapide, mais un système sous pression
Depuis sa création, KRA Immigration s’est imposé comme un cabinet de référence pour accompagner les personnes souhaitant s’installer au Canada. Grâce à une approche humaine et professionnelle, l’entreprise a connu une croissance rapide. Or, cette augmentation du volume de demandes a rapidement mis à l’épreuve la structure en place.
L’équipe recevait chaque semaine un grand nombre de demandes d’information via le site web, les médias sociaux ou les références. Bien que cette affluence était une excellente nouvelle, elle entraînait aussi des défis majeurs : délais de réponse allongés, suivi difficile, risques de perte d’opportunités, surcharge de travail pour les employés. Il devenait clair qu’un changement d’approche était nécessaire.
L’objectif : créer un système fluide, automatisé et centré sur l’humain
Kloé avait une vision claire : offrir un accompagnement de qualité sans sacrifier l’efficacité. Pour y parvenir, elle souhaitait structurer son système de vente de manière à pouvoir :
Centraliser les données clients
Automatiser certaines tâches répétitives, sans perdre la touche personnelle
Assurer un suivi rigoureux à chaque étape du parcours client
Mesurer et améliorer la performance de ses actions commerciales
C’est dans cette optique que nous avons été mandatés pour implanter un CRM sur mesure, accompagné d’un ensemble de processus automatisés incluant des éléments d’intelligence artificielle.
La solution : un CRM intelligent et des processus bien définis
Notre intervention a débuté par une analyse approfondie du parcours client chez KRA Immigration, du premier contact jusqu’à la signature d’un mandat. Cette étape a permis de cartographier les points de friction et d’identifier les opportunités d’automatisation.
Ensuite, nous avons mis en place un CRM entièrement personnalisé, adapté aux réalités du cabinet, incluant :
Une base de données centralisée pour tous les contacts, avec des fiches clients complètes et structurées
Un pipeline de vente clair, permettant de suivre en temps réel l’état de chaque dossier
Des scénarios automatisés de relance, programmés pour intervenir au bon moment selon le comportement du prospect (ex. : demande d’information, absence de réponse, intérêt marqué)
Ce système a été renforcé par l’intégration d’intelligence artificielle, notamment pour :
Déterminer le bon moment pour relancer un contact
Personnaliser le contenu des messages selon les données du prospect
Prioriser les leads selon leur niveau d’engagement
En parallèle, nous avons formé l’équipe à l’utilisation du nouveau CRM afin d’assurer une adoption rapide et fluide. Chaque processus a été documenté, et des tableaux de bord ont été créés pour permettre à Kloé d’avoir une vision claire des performances commerciales.
Les résultats : gain de temps, qualité de suivi et tranquillité d’esprit
Les effets de cette transformation ont été ressentis rapidement :
Le temps de réponse aux clients s’est considérablement réduit, même en période de forte affluence
L’équipe a pu se concentrer sur les cas complexes et stratégiques, pendant que les relances simples étaient gérées automatiquement
Le nombre de prospects oubliés ou perdus a été réduit à presque zéro
La qualité du service perçue par les clients s’est améliorée, grâce à une communication plus rapide, plus personnalisée et plus constante
Mais au-delà des chiffres, c’est surtout la tranquillité d’esprit que cette nouvelle structure a apportée à Kloé et son équipe. Savoir que chaque prospect est bien suivi, que les tâches critiques sont automatisées, et que les efforts de vente sont mesurables et ajustables en temps réel, a transformé leur quotidien.
Conclusion : une base solide pour aller plus loin
Grâce à ce projet, KRA Immigration dispose désormais d’un système robuste, adaptable, et axé sur l’efficacité. Ce n’est pas seulement une amélioration technique : c’est un levier de croissance. L’entreprise est mieux outillée pour servir ses clients, soutenir sa croissance et rester fidèle à sa mission : accompagner humainement ceux qui rêvent d’un nouveau départ au Canada.
L’implantation d’un CRM intelligent, lorsqu’elle est bien pensée et bien exécutée, n’est pas un luxe. C’est une condition essentielle pour toute entreprise de services qui aspire à grandir sans perdre son âme.
